Project Management Office -PMO-

En la actualidad, las empresas se enfrentan a un entorno de trabajo cambiante, tanto desde un punto de vista interno –rotación del personal, por ejemplo– como externo –mercados dinámicos y flexibles–, que genera que las empresas acometan proyectos de manera descoordinada, desestructurada y, en ocasiones, de manera solapada o repetida.

Para garantizar, entre otras cosas, que los proyectos están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, que el riesgo asociado a dichos proyectos está bien gestionado, que existe un entendimiento de las necesidades cubiertas por el proyecto o que se aprovechan las sinergias producidas dentro de la organización, existe una “Oficina de Dirección de Proyectos” o, en inglés, Project Management Office –PMO–.

Según el PMBOK –Project Management Book of Knowledge–, “Una Oficina de Dirección de Proyectos –PMO– es una unidad dentro de la organización que se encarga de centralizar y coordinar la dirección de proyectos” o, también definido como, “Unidad responsable de aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a los diferentes proyectos llevados a cabo dentro la organización con el objetivo de satisfacer los requisitos del proyecto y garantizar su éxito”. Es decir, la PMO es un departamento o figura dentro de la organización que se encarga de definir unos criterios comunes para gestionar y coordinar los proyectos realizados dentro de la Entidad, de manera que se garantice que dichos proyectos se ejecuten dentro del plazo determinado, con la calidad esperada y sin sobrepasar el presupuesto proyectado en su origen.

Para ser más específicos, a continuación se detallan algunas de las funciones más relevantes llevadas a cabo por la Oficina de Dirección de Proyectos:

  • Crear y gestionar un proceso común de dirección de proyectos, priorizando el orden de ejecución de éstos alineándolos con los objetivos estratégicos de la entidad.
  • Definir los procesos de gestión y seguimiento de los proyectos, siguiendo una metodología definida, de manera que se establezca un marco de trabajo común para todos los directores de proyecto de la organización.
  • Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos y plantillas de validación que faciliten el seguimiento de los proyectos para garantizar su éxito.
  • Auditar y supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos definidos, además de aplicar mejoras continuas a la metodología establecida para su optimización durante el ciclo de vida del proyecto.
  • Coordinar la comunicación entre proyectos y directores de proyectos, fijando prioridades en base a las necesidades estratégicas de la organización.
  • Asegurar que los directores de proyecto, los usuarios y los clientes entienden la metodología propuesta y el plan definido, y lo cumplen durante todo el ciclo de vida del proyecto.
  • Verificar que la información reportada sobre el estado de los diferentes proyectos es veraz, de manera que los directores de proyecto puedan tomar las mejores decisiones.

Lo cierto es que en cada proyecto de consultoría en el que participamos, existe la figura de Project Management Office –PMO–, siendo obligación de la Consultora reportar correcta y frecuentemente el estado del proyecto a esta figura o departamento. En ocasiones, aunque en este momento no es nuestro ámbito de trabajo, en Mirai Advisory hemos tenido, puntualmente, recursos orientados a cumplir con la metodología propuesta por la PMO, interactuando de manera constante con ellos para garantizar el éxito de los proyectos en los que trabajamos.

En este artículo hemos querido presentar, brevemente, la figura del PMO, que tan presente está en los proyectos de Consultoría y cuyas funciones, en ocasiones, se desconocen o infravaloran pero realmente son de gran ayuda para los directores de proyecto de las diferentes organizaciones.

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