Actualmente las organizaciones, independientemente del sector en el que desarrollen su actividad, se encuentran con multitud de problemas a la hora de gestionar y utilizar los datos disponibles, de manera que no solo son incapaces de obtener de ellos una ventaja estratégica si no que, en numerosas ocasiones, la imprecisión y falta de confiabilidad en los mismos provoca que los procesos generen información incorrecta, lo cual tiene un impacto negativo en la toma de decisiones que se apoya en tales proceso.
Por otro lado, los requerimientos regulatorios son cada vez más exigentes para determinadas empresas, como por ejemplo las que se encuadran en el sector financiero, y las auditorías a las que están expuestas requieren disponer de información veraz en tiempo y forma determinados. La entrega de información errónea, o la ausencia de la misma por parte de una compañía, puede llevar a la aplicación de sanciones sobre ésta y la consecuente pérdida de imagen en el mercado y de confianza de los clientes.
Estas situaciones indeseadas en la mayor parte están provocadas por la falta de políticas y estándares adecuados en el manejo de los datos, si además añadimos a este hecho el incremento en los volúmenes de información que ha provocado la irrupción de las tecnologías Big Data, la resolución del problema se vuelve más acuciante para muchas compañías.
Para hacer frente a estos retos y evitar que el uso y mantenimiento de datos en la organización se vuelva caótico, es necesario establecer un Gobierno Integral de Datos.
De esta forma la compañía puede apalancarse en la información disponible para alcanzar las metas fijadas por la directiva o cumplir con las exigencias de los órganos reguladores.
Un error muy común es delegar exclusivamente el Gobierno de datos en el departamento de TI. Los datos constituyen unos de los activos más valiosos con los que cuenta una organización, y como tal, su gobierno debe ser considerado como una función principal de negocio.
Es fundamental involucrar al nivel directivo para conseguir un Gobierno de Datos que cumpla con las expectativas creadas.
El personal directivo de las áreas negocio tendrá un papel fundamental a la hora de establecer las claves de la estrategia que se deben seguir en el Gobierno de Datos, mientras que los departamentos de tecnología de la información se involucrarán más en la administración de los mismos, es decir, en implementar todos los mecanismos necesarios para garantizar que se cumplen las directivas establecidas por el Gobierno de Datos.
Para conseguir un Gobierno de Datos eficaz es necesario llevar a cabo una serie de iniciativas que listamos a continuación:
- Establecer un consejo de gobierno. Estará formado por directores de las áreas de negocio y TI. En este órgano se aprobarán las líneas generales que deben cumplir todas las políticas, metodologías y procesos de gestión y uso de datos
- Definición de objetivos. Los resultados que debe alcanzar el Gobierno de Datos deben estar alineados con la estrategia global de negocio marcada por la alta dirección
- Definir métricas. Establecer un conjunto de medidas (KPI’s) que permitan evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos para el Gobierno de datos.
- Creación de un organigrama a nivel corporativo. Es necesario definir las áreas, roles y responsables de los distintos ámbitos que engloba el Gobierno de datos.
- Crear un compendio de políticas y estándares para el acceso, transmisión, procesamiento y almacenamiento de datos. Una vez hayan sido aprobados, se debe contar con mecanismos de difusión que permitan comunicar estas decisiones a las partes de la organización que deben tenerlos en cuenta.
- Auditar y monitorizar. Controlar el grado de aplicación de las políticas establecidas. Así mismo medir el valor de las métricas que nos permiten determinar el porcentaje de alcance de los objetivos marcados. Reportar en el órgano de Gobierno de Datos los resultados obtenidos con el objetivo de dar seguimiento y tomar las acciones que se consideren oportunas.
Los beneficios del Gobierno de Datos pueden agruparse de la siguiente forma:
- Los datos cumplen con las demandas: La información es entregada a los usuarios y procesos cumpliendo los requerimientos de veracidad, tiempo, formato y calidad.
- Mejora de procesos y toma de decisiones: Un Gobierno de Datos acertado asegura la integridad, precisión y confiabilidad de la información, lo cual repercute positivamente en los procesos que se nutren de ella y en la toma de decisiones. La organización poseerá una visión más precisa del negocio, lo que puede suponer una importante ventaja competitiva en el mercado.
- Reducción de costes: El gobierno de datos elimina y previene duplicidades e incoherencias entre distintos sistemas, suponiendo un ahorro en infraestructura, desarrollo software y mantenimiento de aplicaciones.
En siguientes publicaciones del blog detallaremos más en las iniciativas y actividades que deben realizar las organizaciones para alcanzar un Gobierno Integral de Datos eficaz y eficiente.
